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Anlage 1.5.2 zur KAO

Arbeitsrechtliche Regelung zum Schutz personenbezogener Daten kirchlicher Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei der Anwendung von Personalerfassungs- und Informationssystemen

Die Arbeitsrechtliche Kommission hat gemäß § 2 Abs. 2 des Arbeitsrechtsregelungsgesetzes (ARRG) folgende Arbeitsrechtliche Regelung beschlossen:
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§ 1

Das Personalerfassungs- und Informationssystem „Personal Office“1# mit den Modulen – Bewerberverwaltung, Bescheinigungswesen, elektronische Akte, Dienstplan, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Stellenplan – wird in der jeweils aktuellen Version unter den Maßgaben von § 2 und § 3 verwendet.
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§ 2

( 1 ) Die in den in § 1 genannten Systemen vorgehaltenen Daten werden ausschließlich für Zwecke der Personalabrechnung, der Personalverwaltung sowie der Wirtschaftsplanung und betriebswirtschaftlichen Auswertung verwendet. Dazu gehören auch die Verwendung für innerbetriebliche Meldungen (z. B. Geburtstagsliste, Jubiläumsliste) oder die Kostenabrechnung mit Kostenträgern oder Zuschussgebern.
( 2 ) Die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen personenbezogenen Daten werden ausschließlich von den Personen, die mit der Personalverwaltung bzw. Personalbearbeitung beauftragt sind, vor Ort erfaßt und per Datenfernübertragung an die Zentrale Gehaltsabrechnungsstelle im Evangelischen Oberkirchenrat Stuttgart, an die Zentrale Gehaltsabrechnungsstelle des Diakonischen Werks Württemberg oder an eine sonstige, mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragte Einrichtung übertragen.
( 3 ) Personenbezogene Daten jeglicher Art dürfen nicht für die Verhaltens- und Leistungskontrolle sowie für Auswertungen von Protokollen, Listen, Statistiken, Fehlzeitenübersichten usw., die zum Nachteil von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sein können, verwendet werden.2# Dies gilt nicht, wenn in Einzelfällen Tatsachen bekannt werden, die den Verdacht einer Dienst- bzw. Arbeitspflichtverletzung rechtfertigen. Vor Verwendung der Daten ist die Mitarbeitervertretung anzuhören. Die zur Verwendung vorgesehenen Daten sind der Mitarbeitervertretung zur Kenntnis zu geben.
( 4 ) Selbstdefinierbare Masken für andere als die unter den Abs. 1 bzw. Abs. 3 definierten Zwecke dürfen nur mit Zustimmung der Mitarbeitervertretung benutzt werden. Der Zweck muss mitgeteilt werden.
( 5 ) Einem beauftragten Mitglied der Mitarbeitervertretung sind auf Anfrage die Auswertungsmöglichkeiten der mit „Personal Office“ erfassten Daten zu erläutern.
( 6 ) Das Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltungsprogramm von „Personal Office“ wird ausschließlich zur Verwaltung3# von gesetzlich, tariflich oder aufgrund von Beschlüssen der Arbeitsrechtlichen Kommission vorgesehene sowie für dienstvertraglich vereinbarte sonstige Beurlaubungen oder Fehltage angewandt.
( 7 ) Die zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf Anfrage der Mitarbeitervertretung zu benennen.
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§ 3
Geltungsbereich, Inkrafttreten

( 1 ) Diese Arbeitsrechtsregelung gilt für alle Dienstverhältnisse der privatrechtlich angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei kirchlichen und diakonischen Anstellungsträgern im Bereich der Evang. Landeskirche in Württemberg, in denen die Kirchliche Anstellungsordnung Anwendung findet.
( 2 ) Sie tritt am 1. Januar 2000 in Kraft.

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1 ↑ oder jedes andere Personalerfassungs- und Informationssystem
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2 ↑ Der Begriff „Verwendung“ beinhaltet nicht die Erstellung von und die Einsichtnahme in Aufzeichnungen personenbezogener Daten jeglicher Art.
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3 ↑ Der Begriff „Verwaltung“ beinhaltet auch die Darstellung von Fehlzeiten für Beweiszwecke in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.